Calendrier, jalons annuels, fonctionnement des assemblées et des votes. Pour s'orienter dans le temps long de la copropriété.
Chaque exercice de copropriété suit un rythme prévu par la loi : clôture des comptes, convocation de l'assemblée, vote, exécution des décisions, suivi par le conseil syndical. Voici les jalons clés.
| Période | Jalon | Référence |
|---|---|---|
| Clôture comptable | Arrêté des comptes par le syndic, approbation par le conseil syndical | Décret 17/03/1967 |
| Au moins 21 jours avant l'AG | Envoi de la convocation aux copropriétaires | Art. 9 décret 17/03/1967 |
| AG annuelle | Vote des comptes, du budget, des travaux, des contrats | Art. 14-1, 14-2, 24, 25, 26 loi 1965 |
| Dans le mois suivant | Notification du PV aux opposants et défaillants | Art. 18 décret 17/03/1967 |
| Délai de 2 mois | Délai d'action en contestation pour les opposants/défaillants | Art. 42 loi 1965 |
L'AG est convoquée par le syndic, par lettre recommandée (papier ou électronique avec accord), au moins 21 jours avant la date prévue. La convocation comprend l'ordre du jour, les projets de résolution, les annexes nécessaires (devis, contrats, comptes).
Tout copropriétaire peut, à tout moment, demander au syndic d'inscrire à l'ordre du jour de la prochaine assemblée une ou plusieurs questions concernant la copropriété (article 10 du décret du 17 mars 1967). La demande doit être faite avant l'envoi de la convocation, accompagnée de la rédaction du projet de résolution lorsque la question est soumise au vote.
L'AG est présidée par un copropriétaire élu en début de séance. Un secrétaire et des scrutateurs peuvent être désignés. Les votes se font à main levée ou par tout moyen permettant d'identifier les votants. Le PV est rédigé séance tenante ou dans les jours qui suivent.
Depuis l'ordonnance du 30 octobre 2019, tout copropriétaire peut voter par correspondance avant la tenue de l'assemblée, en remplissant le formulaire prévu à cet effet et en le retournant au syndic au plus tard 3 jours francs avant la date de l'assemblée.
Un copropriétaire empêché peut donner mandat à un tiers pour le représenter et voter en son nom (article 22 de la loi de 1965). Un mandataire ne peut recevoir plus de 3 délégations de vote ; toutefois, il peut en recevoir plus si le total des voix dont il dispose lui-même et de celles de ses mandants n'excède pas 10 % des voix du syndicat.
Le conseil syndical examine les comptes de la copropriété avant l'assemblée, en s'assurant de leur régularité. Il peut consulter toutes les pièces : factures, contrats, relevés bancaires, livres comptables. Cette mission n'a pas pour objet de refaire la comptabilité, mais de garantir aux copropriétaires que les comptes présentés au vote sont fidèles.
Tout syndicat de copropriétaires doit disposer d'un accès en ligne sécurisé à l'ensemble des documents dématérialisés relatifs à la gestion de l'immeuble (article 18 de la loi de 1965, modifié par la loi ALUR). Cet espace est mis à disposition par le syndic. Pour Park View, l'accès se fait via la plateforme du syndic.
Les copropriétaires y retrouvent : règlement de copropriété, PV d'AG, comptes annuels, contrats en cours, carnet d'entretien, diagnostics.
